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              會議流程

              一、 前期準備工作

              1、 銷售經理根據客戶需求確定會議日期、會議場地、用餐場地及用房數量。留客戶聯系方式進行后期跟進。

              2、 以傳真(旅行社)或電話(一般會議)形式完成初步報價,雙方初步達成合作意向。

              3、 通過預訂單及工作聯系單以紙面形式做好相應場地的預留,在本部門做好相應場地的登記,避免重復預定。

              4、 檢查所涉及場地是否可用,確保場地能夠達到客戶預期需求,對于特殊或目前達不到的客戶需求報領導處,批準后將結果回復客戶。

              5、 雙方預約考察酒店時間,前期對所涉及場地再次進行檢查,確保場地完好可用。

              二、 中期對接工作

              1、 根據預約時間帶領客戶參觀酒店及所涉及的場地。

              2、 對接會議細節,做好詳細記錄。其中對于客戶再次提出的特殊或目前達不到的需求報領導批準;亦或請所涉及酒店部門領導出面協調商議,做好終確定。

              3、 洽談會議付款方式、入住登記方式、前臺布置、引領安排,房務要求(房間配備、撤消費品等其它要求)餐飲要求(桌餐、自助餐、用餐標準、場地及數量、場地布置等其它要求)會議要求(會議室擺放、話筒音響及投影儀安排、橫幅、綠植等其它要求)安保要求(預留停車位,照相位、特殊安全保障及其它要求)工程要求(安排工程人員會期跟蹤及配合等其它要求)

              4、 可根據需要與該單位簽訂會議合同書,對雙方合作內容及費用等事宜進行紙質確認,合同書中體現雙方應盡的責任及義務,對于合同內容不履行雙方應做的賠償進行詳細描述,雙方負責人簽字蓋章后各執一份。

              5、 根據對接詳情制作詳細會議任務單,會議所有要求及細節均在會議任務單中體現,涉及所有相關部門,要求各部門按會議任務單準備接待。會議任務單須顯示會議期間有效簽字人全名及聯系方式,必要時將該有效簽字人介紹于各個營業點認識。

              6、 會議任務單呈銷售部經理簽字,報銷售總監審批,簽字后復印發于各個部門,各部門簽字收取做準備。

              三、 會期跟蹤工作

              1、 銷售部根據會議規模安排1-2位銷售經理全程跟蹤會議,確保會議順利進行,要求從客人進店時起全程跟蹤,包括報道、入住、用餐、會議及其它。

              2、 會議期間、銷售經理當天提前對所涉及場地及引領等相關安排再次進行檢查,確保會議順利進行。

              3、 會議期間,保持與會務組的密切聯系,對于會議臨時所做的一些更改及變動及時與相應部門進行溝通、協調,終以工作聯系單形式發于涉及部門做相應變動。

              4、 總臺安排1名人員負責會議期間所有賬務的核對,于當天上午將昨日總消費匯總交于銷售經理,銷售經理與會務負責人核對后該負責人簽字,后銷售經理將該賬單交于總臺賬務負責人員保存。會議結束當天將所有賬務匯總與會務組負責人再次進行核對,無誤后客人簽字,按當初所談付款方式進行付款或掛賬。

              5、 對于掛賬會議單位進行后期跟蹤,一般要求會議結束10個工作日內結清賬款。